Racqt
Arbeitsstunden sind in vielen Vereinen die Pflicht, über die am meisten diskutiert wird — und die am meisten Arbeit macht. Nicht für die Mitglieder, die den Platz abziehen oder die Hecke schneiden, sondern für die Person im Vorstand, die danach Listen abtippt, Stunden nachträgt, Ausgleichszahlungen berechnet und im Frühjahr erklärt, warum jemand nichts von seinen Mehrstunden wusste.
Racqt kann Arbeitseinsätze seit Version 1.4. Mit 1.7, das wir für Oktober planen, nehmen wir uns den Rest vor: vom Check-in auf dem Platz bis zur Überweisung. Der Anspruch ist derselbe wie bei den Beiträgen in 1.6 — ihr sollt keine Tabelle daneben mehr brauchen.
Einchecken, und die Stunden zählen
Bisher war der Check-in in der App eine Anwesenheitsmeldung. Gutgeschrieben wurden die Stunden erst, wenn jemand im Vorstand sie bestätigt hat — Einsatz für Einsatz, Mitglied für Mitglied.
Ab 1.7 gilt: Wer am Einsatzort eincheckt, bekommt die geplanten Stunden zum Einsatzende automatisch gutgeschrieben. Der Standort bestätigt, dass jemand da war; mehr braucht es nicht. Einchecken lässt sich am Einsatztag ab einer Stunde vor Beginn.
Und wenn der Standort nicht mitspielt — Handy ohne GPS, Funkloch im Geräteschuppen, Einsatz am Vereinsheim statt am Platz? Dann wird der Check-in nicht mehr abgelehnt, sondern zum Antrag. Anträge sammeln sich unter Verwaltung › Arbeitsstunden im neuen Tab Freigaben: einzeln bestätigen, mit angepassten Stunden bestätigen, mehrere auf einmal bestätigen oder mit Grund ablehnen. Das Mitglied sieht in der App, ob der Antrag noch wartet oder warum er nicht anerkannt wurde.
Ist jemand früher gegangen oder hat länger geholfen, korrigiert ihr das auf der Seite des Einsatzes in der Teilnehmerliste — bis zur Abrechnung der Periode.
Euer Stichtag, eure Periode
Nicht jeder Verein rechnet im Kalenderjahr. Wer die Saison im Herbst abschließt, will auch die Arbeitsstunden im Herbst abrechnen. Ab 1.7 bestimmt der Stichtag die Periode: Liegt euer Stichtag am 30. September, zählt alles vom 1. Oktober bis zum 30. September des Folgejahres. Wer beim 31. Dezember bleibt, merkt keinen Unterschied.
Führt ihr die Arbeitsstunden-Pflicht mitten im Jahr ein, legt ihr fest, ab wann sie gilt. Perioden, die davor enden, rechnet Racqt nicht ab — niemand zahlt Ausgleich für eine Zeit, in der es die Pflicht noch gar nicht gab.
Nach dem Stichtag bleibt die beendete Periode sichtbar, bis sie abgerechnet ist — für euch in der Auswertung und für eure Mitglieder in der App und im Portal. So kann noch jemand seine Mehrstunden-Wahl treffen, während schon die neue Periode läuft.
Mehrstunden: ihr entscheidet, was sie wert sind
Bisher gab es einen Stundensatz für alles. Ab 1.7 trennt Racqt zwei Dinge, die fachlich wenig miteinander zu tun haben:
- Der Ausgleichssatz gilt für jede fehlende Stunde.
- Mehrstunden vergüten ist ein eigener Schalter, mit einem eigenen Satz je Mehrstunde. Ist er aus, werden Mehrstunden gezählt, aber nicht vergütet.
Vergütet ihr Mehrstunden, legt ihr fest, welche Wege eure Mitglieder wählen dürfen: Auszahlung, Schenkung an den Verein oder beides. Wenn ihr möchtet, gilt die Auszahlung als Standard für alle, die nicht selbst wählen. Eine Schenkung dagegen kann nie Standard sein — auf Geld verzichtet bei uns niemand durch Schweigen. Das frühere „Verfallen lassen“ geht deshalb in der Schenkung auf.
Eure Mitglieder sehen in der App und im Portal jederzeit, wo sie stehen: wie viele Mehrstunden sie haben, was sie ungefähr wert sind und was damit passiert — ob nach eigener Wahl oder nach eurem Standard.
Die rechtlichen Hinweise stehen direkt an den Einstellungen: dass ein Ausgleich eine Grundlage in Satzung oder Beitragsordnung braucht, dass die Vergütung vor Beginn der Tätigkeit feststehen sollte und was es mit der Ehrenamtspauschale auf sich hat. Eine Steuerberatung ersetzen sie nicht — lasst eure Regelung bitte von eurem Steuerberater prüfen.
Erst die Vorschau, dann der Lauf
Die Abrechnung am Ende der Periode beginnt künftig mit einer Vorschau. Sie zeigt je Mitglied, was der Lauf tun wird: Ausgleichsforderung, Auszahlung, Schenkung oder nichts. Und sie warnt, bevor etwas schiefgeht:
- Mehrstunden ohne Wahl und ohne Standard, die sonst nicht vergütet würden,
- fehlende SEPA-Mandate,
- Auszahlungen über der Ehrenamtspauschale,
- fehlende Bankdaten des Vereins und noch unbestätigte Anträge aus der Periode.
Der Lauf tut nichts, was die Vorschau nicht gezeigt hat. Hat sich seit der Vorschau etwas geändert — etwa weil ein Mitglied in der Zwischenzeit gewählt hat —, bittet Racqt euch, noch einmal draufzuschauen. Danach ladet ihr wie gewohnt die Bankdateien herunter: Lastschriften für den Ausgleich, Überweisungen für die Auszahlungen.
Fehlt jemandem für die Auszahlung das SEPA-Mandat, geht das Geld nicht verloren: Die Auszahlung bleibt ausstehend, und sobald das Mandat da ist, erzeugt ihr eine Nachzahlungsdatei — ohne die ganze Abrechnung noch einmal anzufassen.
Racqt sagt Bescheid
Die beste Abrechnung hilft nichts, wenn Mitglieder erst danach erfahren, dass sie hätten wählen können. Ab 1.7 meldet sich Racqt von selbst — als Mitteilung in der App, als Push und per E-Mail:
- Für den Vorstand: wenn ein neuer Check-in-Antrag wartet und wenn eine Auszahlung mangels Mandat aussteht.
- Für Mitglieder: wenn sie in einer Periode erstmals über dem Soll liegen, 14 Tage vor dem Stichtag als Erinnerung — an die Mehrstunden-Wahl oder an den Ausgleich, der sonst fällig wird — und wenn für eine Auszahlung noch das Mandat fehlt.
Jede Mitteilung kommt genau einmal. Und wer in der iPhone-App auf den Push tippt, landet direkt bei den Arbeitsstunden des richtigen Vereins.
Eine Vereinswebseite, die sich sehen lassen kann
Mit 1.7 bekommt auch eure öffentliche Vereinswebseite ein neues Gesicht. Unter Einstellungen › Erscheinungsbild wählt ihr eines von vier Templates, jedes mit eigenem Charakter:
- Tradition – klassisch und ehrwürdig, wie ein gutes Clubmagazin
- Sport – modern und athletisch, mit großen Zahlen und klaren Kanten
- Gemeinschaft – warm und familiär, mit weichen Formen
- Energie – hell und frisch, mit viel Luft
Eine Vereinsfarbe genügt. Schriften, Flächen und Abstände bringt das Template mit, und Racqt achtet darauf, dass Texte und Buttons immer gut lesbar bleiben – auch bei sehr hellen Farben. Wenn ihr keine Farbe wählt, gilt die Farbe des Templates. Rechts daneben seht ihr eure Startseite im gewählten Look, bevor ihr speichert.
Gebaut ist alles aus Bausteinen, die in jedem Template stimmig aussehen: Ihr stellt eure Seiten zusammen, das Template sorgt für den Rest. Bis zum Release kommen weitere Bausteine dazu – darunter Termine, Neuigkeiten, Mannschaften und Sponsoren, die sich direkt aus euren Racqt-Daten füllen –, und auch die Unterseiten eurer Webseite ziehen ins neue Design um.
Was noch dazukommt
Zwei Dinge sind noch in Arbeit:
Android. Arbeitseinsätze, Anmeldung und Check-in gibt es bisher nur auf dem iPhone und im Portal. Die Android-App holt das nach — inklusive Übersicht und Mehrstunden-Wahl.
Spende mit Spendenquittung. Viele Vereine möchten, dass Mitglieder ihre Mehrstunden spenden und dafür eine Zuwendungsbestätigung bekommen. Steuerlich ist das eine Aufwandsspende mit klaren Regeln: Der Anspruch muss erst entstehen, dann wird freiwillig und zeitnah verzichtet. Racqt bildet genau diesen Ablauf ab — Absicht vor dem Stichtag, Verzicht nach der Abrechnung, Export für die Quittungen. Diesen Teil geben wir erst frei, wenn die Texte steuerlich geprüft sind.
Und jetzt?
Wenn ihr Arbeitsstunden schon in Racqt führt, ist jetzt ein guter Moment, eure Regelung zu sichten: Wann ist euer Stichtag? Vergütet ihr Mehrstunden, und wenn ja, wie? Soll die Auszahlung Standard sein — und wissen das eure Mitglieder schon? Wer das vorher geklärt hat, trägt es mit 1.7 in wenigen Minuten in den Einstellungen ein — und kündigt es seinen Mitgliedern rechtzeitig vor dem Stichtag an.
Wie immer gilt: Vieles in diesem Release stand vorher als Wunsch in einer Mail oder in einem Gespräch am Platz. Schreibt uns, wenn bei euch etwas anders läuft, als wir es uns vorstellen.
