Racqt 1.6 ist da — Mitglieder und Beiträge an einem Ort

Racqt 1.6 ist live. Seit heute könnt ihr eure Mitglieder und ihre Beiträge komplett in Racqt führen — vom Aufnahmeantrag bis zur Abbuchung. Im ausführlichen Vorab-Artikel haben wir erzählt, warum wir dieses Release gebaut haben. Hier findet ihr den kompakten Überblick: was neu ist und wo ihr im Handbuch weiterlest.

Mitglieder verwalten

• Mitglieder ohne eigene E-Mail-Adresse — Kinder, Passive oder übernommene Bestände gehören genauso dazu wie alle anderen, mit Mitgliedsnummer, Beitrag und Vereinsakte.
• Familien: Ihr tragt ein, wer für wen zahlt. Rechnung und Abbuchung laufen über eine Person, auf dem Beleg steht trotzdem, für wen der Beitrag gilt. Ein Familienbeitrag deckt den ganzen Haushalt mit einem Betrag ab.
• Kündigungen: Racqt schlägt aus der Frist eurer Satzung das passende Austrittsdatum vor.
• Die Mitgliederliste zeigt Status, Alter, Eintritt und Familie, lässt sich sortieren und durchsuchen, und ihr bestimmt selbst, welche Spalten ihr seht.

Mehr dazu im Handbuch: Mitglieder verwalten.

Einladungen statt Direktverknüpfung

Wer schon ein Racqt-Konto hat, wird nicht mehr einfach mit eurem Verein verbunden, sondern bekommt eine Einladung und entscheidet selbst, ob er annimmt. So bestimmt jede Person, welcher Verein ihr Profil sieht. Auch wer später doch die App nutzen möchte, bekommt eine Einladung — Mitgliedsnummer, Beiträge und Historie bleiben dabei erhalten.

Auf der Detailseite eines Mitglieds seht ihr, ob eine Einladung noch aussteht, an welche Adresse sie ging und bis wann sie gilt. Mit einem Klick schickt ihr sie erneut oder zieht sie zurück. Beim CSV-Import werden E-Mail-Adressen als Kontaktadressen gespeichert; den Zugang zur App gebt ihr danach per Einladung.

Dasselbe gilt für Mannschaften: Wer per E-Mail in eine Mannschaft geholt wird, nimmt die Einladung in der App unter „Mannschaften“ an — bis dahin seht ihr die Person als ausstehend. Aushilfen aus anderen Vereinen ladet ihr mit einem Haken als Gast ein, und jede Einladung nennt Mannschaft und Verein.

Mehr dazu: Registrierung & Einladung, Mannschaften & Saisonplanung und Mannschaften für Spieler.

Neue Mitglieder melden sich online an

Wer beitreten möchte, füllt das Formular direkt auf eurer Vereinsseite aus — ohne sich vorher bei Racqt registrieren zu müssen. Der Beitrag wird gleich mitgewählt, und Racqt zeigt nur, was zum Alter passt. Das SEPA-Lastschriftmandat gehört zur Anmeldung, und ihr entscheidet, ob es Pflicht ist. Familien melden sich gemeinsam an. Aus einer Anmeldung wird mit einem Klick ein Mitglied mit Nummer und Vereinsakte.

Mehr dazu: Online-Anmeldung für Vereine und Zahlungen & SEPA-Mandate.

Beiträge und Finanzen

„Beiträge“ und „Finanzen“ sind jetzt zwei eigene Bereiche. Unter Beiträge legt ihr die Beitragssätze fest und startet den Beitragslauf; unter Finanzen seht ihr Eingegangen, Offen und Überfällig als echte Beträge und kümmert euch um Einzug und Mahnungen. Wer die Kasse führt, bekommt dafür einen eigenen Zugang.

• Beitragslauf: erzeugt die fälligen Beiträge und die Rechnungen. Wer im Juli eintritt oder im März austritt, zahlt anteilig — wie genau, richtet sich nach eurer Satzung.
• SEPA-Lastschrift: Vorschau ansehen, freigeben, Datei herunterladen und im Online-Banking einreichen. Vor jeder Abbuchung bekommen eure Mitglieder eine Ankündigung mit Betrag, Datum und Mandatsreferenz, und eine Familie sieht eine Abbuchung statt drei.
• Mandate im Blick: Eine eigene Liste zeigt euch vor dem nächsten Einzug, bei wem ein gültiges Mandat fehlt oder bald verfällt.
• Rücklastschriften erfasst ihr mit einem Klick: Der Beitrag ist wieder offen, die Bankgebühr wird weitergereicht.
• Erinnern und mahnen in drei Stufen, mit Frist dazwischen — niemand bekommt dieselbe Mahnung zweimal. Eine Mahngebühr entsteht nur, wenn ihr eine angebt. Für Mitglieder ohne E-Mail-Adresse druckt ihr fertige Mahnschreiben als PDF.
• Zahlungserinnerung: Ein paar Tage vor der Fälligkeit geht eine freundliche Erinnerung an alle, die per Überweisung zahlen.

Mehr dazu: Beiträge und Finanzen: Offene Posten, Einzug, Mahnungen.

Neu: das Kassenbuch

Für den Kassenwart gibt es jetzt ein Kassenbuch: Ihr tragt ein, was auf euren Konten passiert — bar oder über die Bank — mit laufendem Saldo zu jeder Buchung. Jede Kategorie bekommt eine steuerliche Sphäre, ein freigegebener Einzug wird euch zum Übernehmen vorgeschlagen, und am Ende einer Periode schreibt ihr den Zeitraum fest — der natürliche Zeitpunkt vor der Kassenprüfung.

Mehr dazu: Kassenbuch.

Was eure Mitglieder sehen

In der App und im Portal sieht jedes Mitglied selbst, was der Verein berechnet hat: offene Posten, bezahlte Beiträge und die Zahlungsweise. Bei Lastschrift stehen die letzten vier Stellen der eigenen Kontonummer da, und wer für seine Kinder zahlt, sieht deren Beiträge gleich mit.

E-Mails, die von euch kommen

E-Mails an eure Mitglieder tragen jetzt euren Namen als Absender, euer Logo und eure Vereinsfarbe — und Antworten landen bei euch. Im Fuß steht euer Verein als Verantwortlicher, verlinkt sind Impressum und Datenschutz eurer Vereinsseite. Alle E-Mails sehen einheitlich aus und sind überall gut lesbar: in Outlook, auf dem Handy, im dunklen Modus und auch dann, wenn Bilder blockiert werden.

Vor dem ersten großen Versand hilft der Testmodus: Alle E-Mails eures Vereins gehen dann an eure eigenen Adressen statt an die Mitglieder, und ein Hinweis über jeder Seite der Verwaltung erinnert daran, dass er läuft.

Mehr dazu: Einstellungen & Branding.

Bedienung, Barrierefreiheit und Apps

• Jedes Fenster im Dashboard und im Portal schließt mit der Escape-Taste, und alle Eingabefelder sind für Screenreader beschriftet.
• Farben bedeuten überall dasselbe: Grün heißt erledigt, Gelb wartet, Rot braucht Aufmerksamkeit.
• Große Listen im Dashboard lassen sich durchsuchen, sortieren und auf die Spalten reduzieren, die euch interessieren.
• In den Apps ist der dunkle Modus durchgehend gut lesbar, und Bilder laden auf dem iPhone spürbar schneller.
• Ist ein Verein nicht mehr aktiv, verschwindet er aus „Meine Vereine“. War er im Mein-Verein-Modus gerade geöffnet, wechselt die App von selbst zu eurem nächsten Verein.

Mehr dazu: Racqt mit Tastatur und Screenreader, Apps für iPhone & Android und Mein-Verein-Modus.

Sicherheit und Datenschutz

• Die iPhone-App prüft jetzt wie die Android-App bei jeder Verbindung, dass sie wirklich mit dem Racqt-Server spricht.
• Rechnungen eurer Mitglieder öffnen nur noch Teammitglieder mit Zugriff auf die Finanzen; Mitglieder finden ihre eigenen Rechnungen weiterhin im Portal.
• Unterlagen am Mitglied, etwa ein Aufnahmeantrag, öffnen sich nur über einen Link, der wenige Minuten gilt.
• Wer sich mehrmals kurz hintereinander vertippt, bekommt den ehrlichen Hinweis, dass eine kurze Pause nötig ist — statt die Zugangsdaten anzuzweifeln. Das gilt auch für Registrierung und „Passwort vergessen“.
• Erreicht eine Nachricht über das Kontaktformular uns oder euren Verein einmal nicht, sagt das Formular es direkt und nennt eine Adresse, unter der die Nachricht trotzdem ankommt.

Mehr dazu: Registrierung & Einladung und Kontaktformular für Vereine.

Und jetzt?

Die Website und das Vereins-Dashboard sind ab sofort auf dem neuen Stand. Die Apps für iPhone und Android folgen über die Prüfung bei Apple und Google; euer Gerät meldet sich von selbst, sobald das Update für euch bereitsteht.

Jeden einzelnen Punkt findet ihr im Changelog zu Version 1.6.0. Wenn ihr beim Umstellen Fragen habt oder etwas fehlt, schreibt uns — fast alles in diesem Release stand vorher als Wunsch in einer Mail oder in einem Gespräch am Platz.