Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederverwaltung ist das Herzstück des Vereins-Dashboards. Hier pflegst du alle Mitglieder, vergibst Rollen, verschickst Einladungen per E-Mail und hast den Beitragsstatus jederzeit im Blick.

Mitgliederliste

Unter Mitglieder findest du eine Tabelle aller Vereinsmitglieder. Du kannst nach Name, E-Mail oder Mitgliedsnummer suchen, nach Rolle, Beitragsstatus oder Mitgliedskategorie filtern und nach Fähigkeiten eingrenzen. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert danach, ein zweiter dreht die Reihenfolge um. Nach Namen sortiert Racqt so, wie der Name in der Liste steht.

Unter Spalten wählst du, was du sehen möchtest — Alter und Eintrittsdatum lassen sich zum Beispiel dazuschalten. Deine Auswahl bleibt für das nächste Mal gespeichert.

Offene Einladungen und Beitrittsanfragen aus der Online-Anmeldung erscheinen in den Tabs Einladungen und Beitrittsanfragen direkt neben der Mitgliederliste.

Mitglied ohne E-Mail-Adresse anlegen

Nicht jedes Mitglied hat eine eigene E-Mail-Adresse — Kinder haben meist keine, viele Passivmitglieder auch nicht. Über Mitglied erfassen legst du sie trotzdem vollständig an: Anrede, Name, Geburtsdatum, Kategorie und Eintrittsdatum genügen.

Solche Mitglieder sind ganz normale Mitglieder. Sie haben eine Mitgliedsnummer, zahlen Beiträge und tauchen in jeder Liste auf — sie nutzen nur die App nicht.

Gibt es zwei Personen mit gleichem Namen und Geburtsdatum, fragt Racqt vorsichtshalber nach. Namensvettern gibt es wirklich, deshalb kannst du trotzdem anlegen.

Später doch die App nutzen

Auf der Detailseite eines Mitglieds ohne Konto findest du Konto einladen. Trage die E-Mail-Adresse ein, und die Person bekommt eine Einladung. Wichtig: Es entsteht dabei kein zweiter Datensatz — Mitgliedsnummer, Beiträge und Historie bleiben genau so, wie sie sind.

Hat die Person schon ein Racqt-Konto, bekommt sie ebenfalls eine Einladung: Erst wenn sie annimmt, wird ihr Konto mit dem Mitglied verknüpft. So entscheidet jede Person selbst, welcher Verein ihr Profil sehen darf. Bis dahin steht die Einladung im Tab Einladungen. Die E-Mail verschickt Racqt im Hintergrund — du bekommst sofort die Rückmeldung, dass die Einladung verschickt wird. Hakt der Mailserver einmal, stellt Racqt sie nach, sobald es wieder geht.

Solange die Person noch nicht angenommen hat, zeigt die Detailseite beim Konto Einladung ausstehend — mit der eingeladenen Adresse, dem Tag, an dem die Einladung verschickt wurde, und wie lange sie gültig ist. Ist die E-Mail nicht angekommen, klickst du auf Erneut senden. Hast du dich bei der Adresse vertippt, ziehst du die Einladung mit Zurückziehen zurück; der Link in der E-Mail funktioniert dann nicht mehr, und du kannst gleich an die richtige Adresse einladen.

Familie: wer zahlt für wen

Auf der Detailseite trägst du unter Familie ein, wer den Beitrag trägt. Zahlt ein Elternteil für zwei Kinder, laufen Rechnung und Lastschrift über diese eine Person — auf dem Beleg steht trotzdem, für wen der Beitrag gilt. Beim Einzug entsteht daraus eine Abbuchung statt drei, und der Verein zahlt einmal Bankgebühr statt dreimal.

Für Kinder, deren Eltern selbst nicht Mitglied sind, gibt es das Feld Erziehungsberechtigte(r) — ein Kontakt, den der Verein erreichen kann.

Eintritt, Kündigung und Austritt

Das Eintrittsdatum ist der Tag, an dem jemand dem Verein beigetreten ist — nicht der Tag, an dem der Datensatz in Racqt entstand. Beim Übernehmen alter Bestände trägst du hier das echte Datum nach.

Geht eine Kündigung ein, klickst du auf Kündigung erfassen und trägst das Eingangsdatum ein. Racqt rechnet aus der Kündigungsfrist deiner Satzung (einstellbar unter Einstellungen) das passende Austrittsdatum aus. Bei „drei Monate zum Jahresende” wirkt eine Kündigung vom 4. Mai zum 31. Dezember. Du kannst das Datum ändern — Vereine sind im Einzelfall kulant.

Bis zum Austrittsdatum bleibt das Mitglied aktiv: Es darf weiter spielen und buchen, und der Beitrag der laufenden Periode bleibt fällig. Eine zurückgenommene Kündigung ist ein Klick.

Kündigung aus der App

Mitglieder können auch selbst in der iPhone- oder Android-App kündigen. Racqt schlägt ihnen dabei das Austrittsdatum aus eurer Kündigungsfrist vor. Der Antrag landet bei euch: Admins und Vorstand bekommen eine Mitteilung, in der Mitgliederliste steht beim Mitglied Kündigung eingereicht, und in der Mitgliederakte siehst du in der Karte Mitgliedschaft, wann die Kündigung eingegangen ist, zu welchem Datum der Austritt wirkt und – falls angegeben – den Grund.

• Kündigung bestätigen öffnet das Kündigungsformular, vorbelegt mit den Angaben aus dem Antrag. Passt alles, bestätigst du ein zweites Mal. Willst du kulant sein, änderst du vorher das Austrittsdatum.
• Ablehnen passt, wenn etwas zu klären ist – etwa weil die Kündigung über jemand anderen laufen soll. Du kannst einen Grund eintragen; das Mitglied bekommt ihn als Mitteilung. Die Mitgliedschaft läuft dann unverändert weiter.

Beides steht anschließend im Tab Aktivität. Zieht das Mitglied den Antrag selbst zurück, verschwindet der Hinweis. Kündigung zurücknehmen räumt auch einen noch offenen Antrag weg.

Wer aus seiner Kategorie herauswächst

Wenn du bei deinen Mitgliedskategorien Altersgrenzen hinterlegst, zeigt Racqt dir, wer nicht mehr hineinpasst — etwa Jugendliche, die volljährig geworden sind. Die Kategorie am Mitglied bleibt dabei, wie sie ist. Der Beitragslauf rechnet aber nach dem Alter ab: Passt die zugewiesene Kategorie nicht mehr, nimmt er die Kategorie, in deren Altersspanne das Mitglied jetzt fällt — und gibt es keine, den Standardtarif. So zahlt niemand aus Versehen weiter den Jugendbeitrag, und niemand fällt still aus dem Lauf.

Familientarife und Kategorien ohne Altersgrenze bleiben immer so, wie du sie zugewiesen hast. Wirf vor jedem Beitragslauf einen Blick in die Vorschau: Dort steht der Betrag, der tatsächlich berechnet wird.

Mitglied einladen

Klicke auf Mitglied einladen, um eine Einladung per E-Mail zu verschicken. Fülle Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse aus, weise optional eine Kategorie und Rolle zu und versende die Einladung. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink. Mitglied wird sie, sobald sie die Einladung annimmt — mit einem neuen oder mit ihrem schon vorhandenen Racqt-Konto. Solange die Einladung offen ist, kannst du an dieselbe Adresse keine zweite schicken.

Mitglieder per CSV importieren

Für die Ersteinrichtung oder bei Vereinswechseln lassen sich Mitglieder bequem über eine CSV-Datei importieren. Rufe dazu Mitglieder › CSV-Import auf.

Ihr wechselt gerade von Excel oder einer anderen Software? Der Umstiegs-Leitfaden zeigt alle Spalten, stellt eine fertige Vorlage zum Herunterladen bereit und erklärt, was übernommen wird und was nicht.

Das erwartete Format ist Semikolon-getrennt mit diesen Spalten (in dieser Reihenfolge):

Anrede;Vorname;Nachname;Geburtsdatum;Email;Telefon;Strasse;PLZ;Ort;Mitgliedsnr;Kategorie;Rolle

Die E-Mail-Spalte darf leer bleiben. Eine eingetragene Adresse speichern wir als Kontaktadresse des Mitglieds — ein Konto entsteht beim Import nicht. Zugang zur App gibst du später über Konto einladen; wer schon ein Racqt-Konto hat, nimmt die Einladung damit an. Das Geburtsdatum verstehen wir deutsch (01.03.2026) und als ISO-Datum (2026-03-01).

Nach dem Hochladen zeigt Racqt eine Vorschau mit gültigen und ungültigen Zeilen. Erst nach Bestätigung werden die Mitglieder tatsächlich angelegt. Bereits vorhandene E-Mail-Adressen werden übersprungen; bei gleichem Namen und Geburtsdatum bekommst du eine Warnung.

Du kannst auch deinen eigenen Export aus der Mitgliederliste als Vorlage nehmen: bearbeiten, speichern und wieder hochladen — die Spalte „E-Mail“ aus dem Export liest der Import genauso wie „Email“. Zusätzliche Spalten wie „Konto“ oder „Status“ ignoriert er.

Lässt du die Spalte Rolle leer, kommt die Person als Mitglied an. Die Spalte Rolle übernimmt Racqt nur, wenn du Admin eures Vereins bist — wie beim Anlegen und Einladen. Ohne Admin-Recht kommen alle Zeilen als Mitglied an. Das siehst du schon in der Vorschau direkt an der Zeile, und nach dem Import steht dort, wie viele Rollen auf Mitglied gesetzt wurden. Die Rollen vergibt danach ein Admin im Profil des Mitglieds.

Mitgliedskategorien verwalten

Mitgliedskategorien (z. B. Erwachsene, Jugendliche, Familien, Passive) werden unter Beiträge › Beitragssätze gepflegt, nicht in den Einstellungen. Dort legst du Namen, Betrag, Beitragsturnus, Altersspanne und den Familienbeitrag fest — Details dazu im Handbuchartikel Beiträge.

Kategorien stehen beim Einladen neuer Mitglieder zur Auswahl und steuern die automatische Beitragsberechnung.

Fähigkeiten-Katalog verwalten

Unter Verwaltung › Fähigkeiten pflegst du den Katalog, aus dem deine Mitglieder im Portal auswählen — vom Platzdienst bis zur Vereinszeitung. Der Katalog gehört zur Mitgliederpflege: Du findest ihn, wenn dein Zugang die Mitglieder umfasst. Die Vorschläge daraus bekommst du aber überall, wo du Fähigkeiten vergibst — auch bei Schülern und Arbeitseinsätzen, wenn du nur dafür freigeschaltet bist.

• Kategorien machen den Katalog übersichtlich: Ordne jeder Fähigkeit über Bearbeiten eine Kategorie zu, etwa „Platz & Handwerk” oder „Organisation”. Bereits verwendete Kategorien werden dir beim Tippen vorgeschlagen. Fähigkeiten ohne Kategorie erscheinen bei deinen Mitgliedern unter „Sonstiges”.
• Vorschläge deiner Mitglieder landen im Bereich „In Prüfung”. Beim Freigeben kannst du direkt die passende Kategorie mitgeben — danach steht die Fähigkeit allen Mitgliedern zur Auswahl. Unpassende Vorschläge lehnst du mit einem Klick ab.
• Deine Mitglieder wählen ihre Fähigkeiten im Portal unter Profil › Fähigkeiten aus. In der Mitgliederliste und bei Arbeitseinsätzen kannst du gezielt nach diesen Fähigkeiten filtern.

Rollen und Berechtigungen

Jedes Mitglied hat eine von vier Rollen:

Rolle	Zugang
Administrator	Vollzugriff auf alle Vereinsfunktionen und Einstellungen
Vorstand (erweitert)	Dashboard-Zugang — Mitglieder, Mannschaften, Inhalte verwalten
Platzwart	Kann Plätze und Platzbelegung verwalten
Mitglied	Nur Zugang zum Portal (keine Dashboard-Berechtigung)

Die Rollenbeschreibungen und -vergabe findest du unter Einstellungen › Mitglieder & Team › Rollen & Berechtigungen.

Rolle und Mitgliedskategorie änderst du direkt im Mitgliedsprofil unter Stammdaten — beides lässt sich in einem Schritt speichern. Passt eine Angabe einmal nicht, sagt Racqt dir genau, woran es liegt.

Rollen entscheiden über Zugänge zum Dashboard. Deshalb vergibt und ändert sie nur ein Admin eures Vereins — beim Anlegen, beim Einladen, beim CSV-Import und im Profil. Wer die Mitglieder pflegt, legt neue Personen als Mitglied an; die Rollenauswahl ist für ihn gesperrt.

Das gilt auch für Konto einladen an einem Mitglied, das schon eine Rolle hat (etwa Vorstand): Die Rolle geht mit der Einladung aufs Konto über. Deshalb lädt hier nur ein Admin ein — alle anderen sehen an dieser Stelle einen kurzen Hinweis statt des Einladungsfelds.

Mitgliedsdetails

Ein Klick auf einen Namen öffnet die Detailseite des Mitglieds mit mehreren Tabs:

• Stammdaten — Adresse, Kontaktdaten, Mitgliedsnummer, Eintrittsdatum
• Finanzen — Beitragsstatus, manueller Überschreibungsbetrag, Befreiung
• Dokumente — Unterlagen zum Mitglied, etwa ein Aufnahmeantrag oder ein Attest
• Fähigkeiten — Skill-Tags (z. B. Spielstärke, Funktionen)
• Aktivität — Protokoll der letzten Aktionen, von der Adressänderung bis zu Kündigung, Mahnung und Lastschriftmandat, jeweils mit Datum und Uhrzeit

Unterlagen im Tab Dokumente sind privat: Sie haben keinen öffentlichen Link. Ein Klick auf Herunterladen öffnet die Datei über einen Link, der nur wenige Minuten gilt — wer ihn weitergibt oder im Verlauf findet, kommt danach nicht mehr an das Dokument. Jeder Zugriff wird festgehalten. Das Mitglied selbst sieht seine Unterlagen im Portal unter Meine Beiträge.

Den Beitragsstatus im Tab Finanzen siehst du immer. Die Aktionen darin — einen Posten als bezahlt markieren, ihn stornieren oder ein SEPA-Mandat erfassen — erscheinen nur für Konten, die für die Finanzen freigeschaltet sind. Wer die Mitglieder pflegt, behält damit den vollen Überblick, greift aber nicht ins Geld ein. Wie ihr festlegt, wer wofür freigeschaltet ist, und wie ihr auf einen Blick seht, wem vereinsweit ein Mandat fehlt oder bald verfällt, steht unter Finanzen.

Dasselbe gilt für den manuellen Überschreibungsbetrag (die Beitragsabweichung): Ändern kann ihn nur, wer für die Finanzen freigeschaltet ist — alle anderen sehen den Betrag, das Feld ist für sie gesperrt.

Auch die Beitragsbefreiung gehört zu den Finanzen: Sie entscheidet, ob für jemanden Beiträge entstehen und angemahnt werden. Befreien, Anpassen und Aufheben erscheinen deshalb nur für Konten mit Finanzen-Freigabe. Alle anderen sehen weiterhin, ob und bis wann jemand befreit ist und warum. Bei Schülern einer Tennisschule ist es genauso.

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