Finanzen

Finanzen ist die eigene Sidebar-Gruppe neben Verein — für alles, was mit dem Eintreiben eurer Beiträge zu tun hat: offene Posten, Lastschrifteinzug, Mahnungen. Wer die Beitragssätze pflegt und den Beitragslauf startet, steht in Beiträge. Was tatsächlich auf euren Vereinskonten passiert, führt ihr im Kassenbuch.

Wer sieht diesen Bereich? Finanzen erscheint nur für Konten mit dem Rechtebereich Beiträge & Finanzen — beim Kassenwart ist er standardmäßig dabei. Wer nur die Mitgliederliste pflegt, sieht diesen Menüpunkt gar nicht erst und läuft damit auch nicht in Fehlermeldungen, weil er etwas nicht darf.

Der Ausgangspunkt: die Seite „Finanzen”

Oben stehen vier echte Beträge für das laufende Jahr: Eingegangen, Offen, Überfällig und Mahnreif — der Betrag der Posten, die reif für die erste Mahnstufe sind. Wie viele Posten es jeweils sind, steht in der Überschrift der Kachel. Darunter führen drei Kacheln direkt weiter: Lastschriften einziehen, Erinnern und mahnen, Alle Posten ansehen — jede zeigt gleich, was gerade ansteht. Ganz unten stehen die nächsten fälligen Posten.

Offene Posten

Unter Finanzen › Offene Posten stehen die einzelnen Posten — nicht nur die Summen: jeder Beitrag, jede Gebühr, jede Gutschrift.

Suchen kannst du nach Name oder Mitgliedsnummer, filtern nach Status, Art des Postens, Kategorie und Zeitraum. Über der Liste liegen vier Schnellfilter — Alle, Offen & überfällig, Überfällig, Bezahlt — und daneben steht immer, wie viele Posten das gerade sind. Welche Spalten du siehst, bestimmst du selbst — Mitgliedsnummer, Kategorie, Rechnungsnummer und Bezahldatum sind ausgeblendet, bis du sie brauchst.

Was du je Zeile tun kannst:

• Bezahlt — vermerkt eine Zahlung, die per Überweisung oder bar hereinkam. Der Posten zählt danach nicht mehr zur Forderung.
• Rechnung — öffnet die Rechnung als PDF. Der Knopf erscheint nur, wenn es eine gibt, und nur für Teammitglieder mit Zugriff auf die Finanzen — auch in der Übersicht eines Beitragslaufs. Rechnungen tragen Name, Anschrift und Betrag; deine Mitglieder sehen ihre eigenen im Portal.
• Storno — nimmt einen Posten aus der Forderung, ohne ihn zu löschen. Er bleibt sichtbar, damit nachvollziehbar bleibt, was passiert ist.
• Ein Klick auf die Zeile führt zum Mitglied.

Für die Buchhaltung: Die Schaltfläche CSV der Auswahl exportiert genau das, was gerade gefiltert ist. So bekommt der Steuerberater die Liste, nach der er gefragt hat, statt alles.

SEPA-Mandate im Blick behalten

Ohne Mandat kein Einzug. Damit das nicht erst beim Einzug selbst auffällt, gibt es unter Finanzen › Mandate eine eigene Liste: Sie zeigt dir vereinsweit, wem ein gültiges Mandat fehlt, wessen Mandat verfallen ist und wessen in den nächsten drei Monaten verfällt — dieselben Worte, die auch auf der Mandatskarte am Mitglied stehen. Der Filter Handlungsbedarf zeigt genau diese Fälle zuerst, unter Alle siehst du jedes Mitglied mit seinem Stand. Ein Klick auf eine Zeile führt direkt zum Mitglied.

Zahlt jemand für einen anderen — ein Elternteil für sein Kind etwa —, liegt das Mandat beim Zahler. In der Zeile des Kindes steht deshalb dazu, um wen es sich handelt: Eingezogen wird über dessen Konto, und dort ist das Mandat auch zu erfassen.

Ein Mandat erfassen geht an einer einzigen Stelle: Auf der Detailseite eines Mitglieds findest du unter dem Tab Finanzen die Karte SEPA-Lastschriftmandat. Trage Kontoinhaber, IBAN und das Unterschriftsdatum des Papiermandats ein — der Scan des unterschriebenen Papiers ist dabei freiwillig. Ein Mandat lässt sich auch ohne ihn erfassen und ganz normal einziehen; das Papier reicht ihr nach, sobald ihr dazu kommt.

Racqt prüft die IBAN, bevor sie gespeichert wird — genau der Zahlendreher, der beim Abtippen passiert, fällt damit sofort auf statt erst bei der Bank. Gespeichert wird sie verschlüsselt; angezeigt werden überall nur die letzten vier Stellen.

Ein neues Mandat widerruft automatisch das bisherige: Zwei gültige Mandate würden beim nächsten Lauf zweimal abbuchen. Widerruft ihr ein Mandat, ohne gleich ein neues zu erfassen, bleibt es als Nachweis erhalten, was einmal galt — ein eventuell hinterlegter Scan bleibt dabei am Mitglied und lässt sich getrennt im Tab Dokumente löschen.

Hattet ihr früher schon einmal nur einen Scan ohne die übrigen Angaben abgelegt? Das war nie ein gültiges Mandat, das sich einziehen ließ — und es hat zugleich die Zahlungserinnerung an das Mitglied unterdrückt. Diese Mitglieder wurden also weder abgebucht noch erinnert. Sieh unter Finanzen › Mandate nach, wer betroffen sein könnte, und erfasse das Mandat einmal neu — ohne Panik, aber lieber einmal zu oft nachgesehen.

Beiträge einziehen

Der Beitragslauf entscheidet, was jemand schuldet. Der Einzug entscheidet, wann und wie es geholt wird. Beides ist getrennt, weil beides unterschiedlich oft passiert: Beiträge entstehen einmal im Jahr, eingezogen wird auch mal in zwei Etappen.

Unter Finanzen › Einzug gehst du in drei Schritten vor:

1. Vorschau

Du wählst, bis wann Beiträge einbezogen werden und wann die Bank einziehen soll. Als Einzugsdatum steht schon das frühestmögliche Datum drin — nach der Frist, die euer Verein eingestellt hat, auch wenn du selbst die Einstellungen nicht öffnen darfst. Mehr dazu gleich unter „Wann frühestens eingezogen werden darf“. Racqt zeigt dir Anzahl, Gesamtsumme und jede geplante Abbuchung mit Zahler, Konto und Betrag. Die Vorschau ändert nichts — du kannst sie beliebig oft neu rechnen lassen.

Wichtig ist der zweite Teil: Racqt nennt ausdrücklich, wer nicht eingezogen werden kann und warum — meist, weil kein SEPA-Mandat hinterlegt ist. Diese Mitglieder brauchen eine Rechnung, sonst fallen sie still aus dem Beitragsjahr.

2. Freigabe

Erst mit der Freigabe passiert etwas: Racqt erzeugt die Lastschriftdatei, kündigt jede Abbuchung per E-Mail an und markiert die Beiträge als eingereicht. Der Schritt ist bewusst getrennt, weil ein falscher Einzug bei hunderten Mitgliedern echtes Geld kostet und sich nicht zurückdrehen lässt.

Die Vorabankündigung ist Pflicht, nicht Komfort: Deine Mitglieder müssen vor der Abbuchung wissen, wann wie viel abgeht. Betrag, Datum, Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer stehen deshalb in der Mail. Nach der Freigabe sagt dir Racqt, wie viele Ankündigungen verschickt werden — sie gehen gleich danach raus, auf der Seite des Einzugs zählt „versendet“ mit. Wo eine E-Mail-Adresse oder ein Mandat fehlt, nennt Racqt dir die Zahl — diese Mitglieder informierst du selbst.

Kommt eine Ankündigung nicht an — der Mailserver des Mitglieds lehnt sie ab, Racqt erreicht ihn auch nach mehreren Versuchen nicht, oder es fehlt eine E-Mail-Adresse —, siehst du das auf der Seite des Einzugs: „1 Ankündigung nicht zugestellt“, darunter die betroffenen Mitglieder mit dem Grund. Das ist wichtig, denn ohne Vorabankündigung ist die Abbuchung bei diesem Mitglied angreifbar. Prüf am besten die E-Mail-Adresse in der Mitgliederakte und schick die Ankündigung dann mit Erneut senden noch einmal — wer seine schon hat, bekommt keine zweite. Das geht, solange der Einzug freigegeben und noch nicht gebucht ist. Klappt es nicht rechtzeitig, informierst du das Mitglied selbst, bevor du die Datei bei der Bank einreichst.

Wann frühestens eingezogen werden darf

Drei Regeln bestimmen das Einzugsdatum, und Racqt achtet auf alle drei:

• Vorabankündigung: Deine Mitglieder bekommen die Ankündigung so viele Tage vor dem Einzug, wie ihr unter Einstellungen › Zahlungen › SEPA eingestellt habt. Ohne besondere Vereinbarung sind das 14 Tage — so will es das Lastschriftverfahren.
• Ein Bankarbeitstag Vorlauf: Die Datei muss mindestens einen Bankarbeitstag vor dem Einzug bei eurer Bank sein.
• Nur an Bankarbeitstagen: Am Wochenende und an den Bankfeiertagen (Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. und 26. Dezember) wird nicht abgebucht. Sonst verschiebt die Bank selbst, und das Mitglied sieht die Abbuchung an einem anderen Tag als angekündigt.

Wählst du ein Datum, das nicht passt, sagt Racqt dir, woran es liegt, und nennt das frühestmögliche Datum — mit einem Klick übernimmst du es. Geprüft wird bei der Vorschau, beim Entwurf und noch einmal bei der Freigabe: Liegt zwischen Entwurf und Freigabe ein Wochenende, kann ein Datum, das gestern noch passte, heute zu früh sein.

3. Datei einreichen

Lade die Datei herunter und reiche sie im Online-Banking deines Vereins ein. Nach dem Fälligkeitsdatum gelten die Beiträge als bezahlt, solange nichts zurückkommt.

Wenn eine Abbuchung zurückkommt

Kommt ein Einzug zurück — Konto nicht gedeckt, Konto aufgelöst, Widerspruch —, erfasst du das beim betreffenden Eintrag über Rückläufer. Der Beitrag ist dann wieder offen, und die Bankgebühr kannst du als eigenen Posten weiterreichen; sie landet beim nächsten Einzug automatisch mit dabei.

Bei Widerspruch oder aufgelöstem Konto sperrt Racqt das Mandat: Ein weiterer Einzug würde nur eine weitere Gebühr erzeugen. Bei fehlender Deckung bleibt es gültig — beim nächsten Mal klappt es vielleicht.

Dein Mitglied bekommt dabei eine E-Mail mit dem Grund der Bank. Meistens steckt eine geänderte Bankverbindung dahinter — und nur wer davon weiß, kann sie richtigstellen. Wenn du das im Einzelfall nicht möchtest, nimm beim Erfassen das Häkchen Mitglied benachrichtigen heraus.

Erinnern und mahnen

Für offene Beiträge gibt es drei Stufen: Erinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung. Racqt schlägt dir vor, wer reif dafür ist, und merkt sich die Stufe am Beitrag — so bekommt niemand dieselbe Mahnung zweimal. Zwischen zwei Stufen liegt eine Karenzfrist, damit Erinnerung und Mahnung nicht am selben Tag rausgehen.

Den Lauf startest du unter Finanzen › Mahnungen. Dort wählst du oben die Stufe und die Karenzfrist — so lange muss ein Posten überfällig sein, und so lange muss die vorige Mahnung her sein. Darunter stehen alle, die dafür reif sind, mit Betrag, Fälligkeit und Tagen im Verzug. Alle sind angehakt; wen du gerade selbst am Telefon hattest, hakst du ab.

Mitglieder ohne hinterlegte E-Mail-Adresse sind in der Liste markiert. Du entscheidest je Lauf, was mit ihnen passiert: Standardmäßig werden sie mitgemahnt und bekommen ihr Schreiben auf Papier (siehe unten). Mit dem Häkchen Diesmal überspringen bleiben sie stattdessen auf ihrer bisherigen Stufe und stehen beim nächsten Lauf wieder in der Liste.

Vor dem Start legst du außerdem die Mahngebühr je Posten und die Zahlungsfrist fest, die in der Mail steht. Eine Mahngebühr entsteht nur, wenn du eine angibst — ohne Grundlage in eurer Satzung darf sie nicht erhoben werden, und das kann Racqt nicht für dich entscheiden.

Der Lauf läuft im Hintergrund

Ein Mahnlauf verschickt E-Mails, und das dauert — bei fünfzig Mahnungen einige Minuten. Deshalb wartet die Seite nicht darauf: Der Lauf startet, du arbeitest weiter, und sobald die letzte Mahnung zugestellt ist, meldet sich Racqt. Nimmt euer Mailserver eine Mahnung nicht gleich an, versucht Racqt es von selbst noch einmal — der Lauf gilt erst als fertig, wenn alles zugestellt ist.

Solange ein Mahnlauf noch verschickt, lässt sich kein zweiter starten. Das schützt vor dem Doppelklick, bei dem sonst jedes Mitglied zwei Mahnungen und zwei Gebühren bekäme. Ein Klick auf die Meldung öffnet die Zusammenfassung: wer gemahnt wurde, welcher Betrag offen ist und was aus jeder Mahnung geworden ist — verschickt, Brief nötig oder fehlgeschlagen.

Die Zusammenfassung bleibt erhalten. Du findest sie später über den Lauf wieder und kannst belegen, wann wer gemahnt wurde.

Nicht zugestellte Mahnungen erneut senden

Ist eine Mahnung nicht angekommen oder wurde der Versand unterbrochen, steht in der Zusammenfassung Erneut senden — zusammen mit der Zahl der Mahnungen, die fehlen. Ein Klick verschickt nur diese — wer seine schon hat, bekommt keine zweite, und gebucht wird nichts mehr: Mahnstufe und Gebühr stehen seit dem Lauf fest.

Du musst dafür nicht warten, bis der ganze Lauf durch ist: Hat Racqt eine einzelne Mahnung endgültig nicht zustellen können, schickst du sie schon nach, während die übrigen noch unterwegs sind. Steckt eine Mahnung dagegen noch in der Zustellung, nennt dir die Zusammenfassung die Uhrzeit, ab der du sie erneut senden kannst.

Lehnt der Mailserver eines Mitglieds eine Mahnung ab — etwa weil es die Adresse nicht mehr gibt —, erfährst du das sofort: Bei der Mahnung steht „nicht zugestellt“ mit dem Grund, und die Zusammenfassung rät dir, zuerst die E-Mail-Adresse in der Mitgliederakte zu prüfen. Danach schickst du sie mit Erneut senden nach — oder als Brief.

Mahnschreiben für Mitglieder ohne E-Mail

Kinder, passive Mitglieder, übernommene Bestände — in jedem Verein gibt es Leute ohne E-Mail-Adresse. Für sie steht in der Zusammenfassung ein eigener Block mit zwei Schaltflächen:

• Mahnschreiben als PDF — je Mitglied eine Seite, fertig formuliert, mit Anschriftenfeld für Fensterumschläge. Ausdrucken, falten, eintüten.
• Adressen als CSV — dieselben Empfänger als Tabelle, wenn du lieber deine eigene Briefvorlage nutzt.

Der Brieftext sagt dasselbe wie die E-Mail derselben Stufe. Fehlt bei jemandem auch die Anschrift, steht das im Brief statt einer Adresse — dann weißt du, wo du in der Mitgliederverwaltung nachtragen musst.

Zu jeder Stufe geht eine E-Mail raus, im Ton passend: Die Erinnerung geht davon aus, dass die Rechnung untergegangen ist, die letzte Mahnung nicht mehr. Alle drei sagen dazu, dass die Zahlung schon unterwegs sein kann — zwischen deinem Mahnlauf und dem Zahlungseingang liegen Tage, und niemand soll sich zu Unrecht angesprochen fühlen.

Erinnerung vor der Fälligkeit

Ein guter Teil aller Mahnungen entsteht nicht aus Zahlungsunwilligkeit, sondern daraus, dass eine Rechnung im Alltag untergeht. Racqt schickt deshalb fünf Tage vor dem Fälligkeitstermin einen freundlichen Hinweis — automatisch, du musst nichts tun.

Das betrifft nur Mitglieder, die per Überweisung zahlen. Wer ein Lastschriftmandat erteilt hat, muss ohnehin nichts tun und bekommt stattdessen die Vorabankündigung des Einzugs.

Wer als Absender erscheint

Rechnungen, Mahnungen und Vorabankündigungen kommen von eurem Verein: mit eurem Logo, eurer Farbe und eurem Namen als Absender; im Fuß steht ihr als Verantwortliche mit Anschrift und Vertretung. Wo ihr das pflegt und was dafür nötig ist, steht in den Einstellungen.

E-Mails erst einmal ausprobieren

Der erste Beitragslauf oder Mahnlauf ist der, bei dem man wissen will, was tatsächlich im Postfach landet — bevor 600 Mitglieder Post bekommen. Dafür gibt es den Testmodus unter Einstellungen › Allgemein › E-Mail.

So funktioniert er: Ein Admin eures Vereins trägt eine oder mehrere eigene Adressen ein und schaltet ihn ein. Weil der Testmodus jede E-Mail umleitet — auch Rechnungen und Einladungen —, dürfen ihn nur Admins umschalten; alle anderen sehen, wie er gerade steht. Ab da geht jede E-Mail deines Vereins an diese Adressen statt an die Mitglieder — Rechnungen, Mahnungen, Einladungen, Buchungsbestätigungen. Der eigentliche Empfänger steht im Betreff, über der Mail steht ein Hinweis, und die Rechnungs-PDF hängt ganz normal dran.

Zwei Dinge, die dich vor Ärger bewahren:

• Ohne hinterlegte Adresse lässt sich der Testmodus gar nicht einschalten. Sonst würde still gar nichts verschickt, und das fiele erst Wochen später auf.
• Solange er läuft, steht ein Hinweisstreifen über jeder Seite der Verwaltung, mit einem Link zum Ausschalten. Den Streifen sieht jeder in eurem Team — auch wer nur Buchungen oder Finanzen betreut und die Einstellungen gar nicht öffnen darf, denn auch dessen Mails gehen an die Testadressen. Der Testmodus ist der Schalter, den man einschaltet und vergisst — dagegen hilft nur, dass er sichtbar bleibt.

Ein Probelauf bleibt ein Probelauf: Solange der Testmodus läuft, zählt eine umgeleitete Mail nicht als zugestellt. Ein Mahnlauf setzt dann keine Mahnstufe und legt keine Mahngebühr an — die Zusammenfassung zeigt ihn als Probelauf, schon während die Mails noch unterwegs sind und auch dann, wenn nur Briefe nötig wären. Dabei sagt sie dir ehrlich, wo die Mails gerade stehen: Solange sie unterwegs sind, heißt es „werden gerade an eure Testadressen verschickt“ — erst wenn der Lauf fertig ist, dass sie dort angekommen sind. Bei jeder Mahnung steht „umgeleitet (Testmodus)”, und die Posten stehen beim nächsten Lauf wieder zur Auswahl. Ein Probelauf bleibt einer, auch wenn du den Testmodus danach ausschaltest. Genauso gelten Rechnungen und Vorabankündigungen erst dann als verschickt, wenn sie wirklich beim Mitglied angekommen sind.

Nicht betroffen sind E-Mails, die zu einem Benutzerkonto gehören: Passwort zurücksetzen und Konto aktivieren kommen weiterhin bei der richtigen Person an.

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